이메일은 생산성의 적이 될 수 있습니다. 많은 사람들이 하루에도 수십 번씩 지메일을 확인하면서, 메시지에 답하고, 오래된 이메일을 검색하고, 정리하려 애씁니다. 하지만 전략적인 설정 없이 사용하면 받은편지함은 금세 디지털 함정이 될 수 있습니다. 이 글에서는 하루에 최소 30분, 많게는 그 이상을 절약할 수 있는 실용적인 지메일 설정과 습관들을 단계별로 안내해 드리겠습니다.
1. 스마트 답장(Smart Reply)과 스마트 작성(Smart Compose) 기능 켜기
지메일의 인공지능 기능인 스마트 답장과 스마트 작성은 이메일 회신 속도를 향상시키기 위해 설계되었습니다.
스마트 답장: 빠른 답변을 제안합니다 (예: "업데이트 감사합니다")
스마트 작성: 문장을 자동 완성하여 작성 시간을 단축시킵니다
설정 방법:
1. 설정 > 모든 설정 보기 > 일반
2. 스마트 작성과 스마트 답장을 “사용”으로 설정
Tab 키를 사용해 제안을 빠르게 수락할 수 있습니다.
2. 우선순위 받은편지함 또는 여러 받은편지함 사용하기
기본 받은편지함은 모든 메일을 시간 순서로 보여줍니다. 중요 이메일을 빠르게 찾기 어려울 수 있으므로, 우선순위 받은편지함 또는 여러 받은편지함을 활용하세요.
중요/안 읽은 메일, 별표 메일, 나머지 메일 등으로 자동 분류
“답장 필요”, “후속 조치”, “답변 대기 중” 등 사용자 지정 섹션 생성 가능
설정 방법:
1. 설정 > 받은편지함
2. 받은편지함 유형에서 원하는 형식 선택 후 섹션 구성
3. 라벨과 필터로 자동 정리하기
필터를 활용해 이메일을 자동 분류하면 수작업을 줄이고 시간도 절약할 수 있습니다.
필터 만들기:
1. 검색창 옆 고급 검색 옵션 클릭
2. 조건 설정 후 필터 만들기 클릭
3. 라벨 적용, 보관, 자동 읽음 처리 등 선택
예시:
뉴스레터: “News” 라벨 적용 후 받은편지함 건너뛰기
고객 메일: “Clients” 라벨 + 중요 표시
영수증: “Finance” 라벨 + 30일 후 자동 보관
4. 스누즈와 예약 발송으로 방해 줄이기
이메일 알림은 집중력을 방해합니다. 스누즈 기능으로 이메일을 특정 시간까지 숨기거나, 예약 발송 기능으로 이메일 전송을 자동화하세요.
퇴근 후 메일은 다음 날 오전으로 스누즈
해외 고객에겐 해당 지역 시간대 기준으로 예약 발송
이러한 기능은 이메일이 업무 흐름을 방해하지 않도록 돕습니다.
5. 단축키로 빠른 탐색 실현하기
키보드 단축키를 활용하면 이메일 관리 속도가 비약적으로 향상됩니다.
설정 방법:
1. 설정 > 일반 탭에서 키보드 단축키 사용 활성화
자주 쓰는 단축키:
c – 새 메일 작성
e – 보관
r – 회신
/ – 검색창으로 이동
g i – 받은편지함
g s – 별표편지함
j / k – 이전/다음 메일 이동
6. Gmail 오프라인 확장 프로그램으로 인터넷 없이도 업무 지속
인터넷이 불안정하거나 비행 중일 때도 Gmail Offline 확장 프로그램을 사용하면 이메일을 읽고 쓸 수 있습니다. 연결이 복구되면 자동으로 동기화됩니다.
집중해서 이메일을 처리하고 싶은 분에게도 매우 유용한 기능입니다.
7. "프로모션" 및 "소셜" 탭 자동 정리하기
프로모션 탭이 광고 메일로 넘치지 않게 주기적으로 정리하세요.
특정 키워드나 발신자에 대한 자동 삭제 필터
뉴스레터는 최신 1개만 남기고 자동 보관
정기적인 필터 관리로 디지털 스트레스를 줄일 수 있습니다.
8. Gmail 앱 설정도 최적화하세요
모바일에서도 시간 절약이 가능합니다.
스와이프 동작: 보관, 삭제, 읽음 처리 등으로 설정
알림 설정: 중요 메일만 알림 수신
모바일 서명: 간단한 서명 자동 삽입
마무리
지메일은 단순한 이메일 도구가 아닙니다. 올바른 설정을 통해 여러분의 업무 흐름을 자동화하고, 반복적인 수작업을 줄이며, 하루 30분 이상의 소중한 시간을 절약할 수 있습니다.
한 가지 설정만 적용해도 변화를 느낄 수 있습니다. 두세 가지 이상을 병행하면 누적 효과는 훨씬 큽니다.
여러분이 가장 유용하게 느낀 지메일 설정은 무엇인가요? 혹시 이 글에서 다루지 않은 꿀팁이 있다면 댓글로 공유해 주세요!